Hace unos años se consideraba el oficio de secretaria como “poca cosa”, un empleo carente de importancia y sin apenas trascendencia para el desarrollo de la organización. Sin embargo, este puesto y, sobre todo, las personas que han dedicado su vida laboral a él, parecen haberse desquitado de los tópicos y han demostrado su valía al frente de su puesto de trabajo.
En realidad, las secretarias son quiénes han sacado adelante las empresas y es que cualquier organización sin ellos prácticamente no podría salir adelante. Remiendan los errores de sus superiores, coordinan todo para que no haya ningún imprevisto… En fin, realizan un buen número de importantes funciones y sus jefes parecen haberse dado cuenta de su trascendencia. De hecho, últimamente parece que cotizan a la alza.Una secretaria de dirección es la mano derecha del jefe y debe convertirse en su enlace con el resto del mundo. Por ella han de pasar los empleados y las personas ajenas a la empresa que se dirijan al director.
Tienen que ocuparse de labores propias de las secretarias, como la agenda de su superior, la organización de viajes de negocios, las actas de las reuniones, la correspondencia, el archivo de documentos o la preparación de presentaciones.
Pero también deben hacerse cargo de otras funciones de carácter ejecutivo que el jefe suele delegar en ellas, aunque el tipo y la cantidad de tareas encomendadas varían en cada empresa. Se trata de una profesión mayoritariamente ejercida por mujeres, que ocupan el 90% de los puestos de secretaria en la empresa privada. Cuando una secretaria falta, se siente el vacío, el jefe y el resto del personal no funcionan tan bien como siempre.
Tienen que ocuparse de labores propias de las secretarias, como la agenda de su superior, la organización de viajes de negocios, las actas de las reuniones, la correspondencia, el archivo de documentos o la preparación de presentaciones.
Pero también deben hacerse cargo de otras funciones de carácter ejecutivo que el jefe suele delegar en ellas, aunque el tipo y la cantidad de tareas encomendadas varían en cada empresa. Se trata de una profesión mayoritariamente ejercida por mujeres, que ocupan el 90% de los puestos de secretaria en la empresa privada. Cuando una secretaria falta, se siente el vacío, el jefe y el resto del personal no funcionan tan bien como siempre.
Hay quienes tienden a ver a las secretarias como personal de "a menos", gente que está para tomar un teléfono y cumplir oportunamente con todos los antojos que se le ocurran a su superior.Una secretaria es más de ahí. Es la persona que mantiene el orden y la cordura en ambientes que pueden tornarse difíciles según la época y el cúmulo de trabajo. La persona que recibe todos los golpes cuando no está el jefe y que tiene que dar la cara en todo momento.
Las secretarias no son meras receptoras de llamadas ni oficinistas con la habilidad de redactar cartas, memorandos y otros documentos característicos de una oficina. Son personas preparadas, con visión del trabajo y que pudieran incluso dar un aporte valioso que va más allá de la percepción tradicionalista.
Las secretarias no son meras receptoras de llamadas ni oficinistas con la habilidad de redactar cartas, memorandos y otros documentos característicos de una oficina. Son personas preparadas, con visión del trabajo y que pudieran incluso dar un aporte valioso que va más allá de la percepción tradicionalista.
¿Qué formación necesitan?
Cada vez hay más licenciadas y diplomadas que buscan trabajo como secretarias de dirección. Sin embargo, la titulación universitaria no es un requisito imprescindible. Más importante resulta el haber recibido formación específica en secretariado.
Actualmente, existe un ciclo formativo de grado superior que enseña las técnicas básicas de la profesión.
Actualmente, existe un ciclo formativo de grado superior que enseña las técnicas básicas de la profesión.
Los idiomas y los conocimientos de ofimática tienen mucha importancia:
· Se recomienda dominar, como mínimo, el inglés y una segunda lengua extranjera; algunas empresas prefieren el alemán y otras, el francés.
· Hay que manejar con soltura los programas de Office: Word, Excel, Access y PowerPoint. También tienen que saber navegar por Internet y usar el correo electrónico.
¿Qué cualidades deben reunir?
Ser secretaria es una vocación y no una salida laboral fácil. Al menos, así lo defienden fuentes del sector, que destacan la importancia de la motivación personal por el trabajo. Otras características de este perfil profesional son:
Organización: debe tratarse de personas metódicas y responsables.
Capacidad de trabajo: han de poder hacer tres o cuatro cosas a la vez y adaptarse continuamente a los cambios.
Don de gentes: tienen que ofrecer la mejor imagen posible. Han de ser amables, comunicativas y capaces de relacionarse con todos los compañeros.
Discreción: por las manos de una secretaria de dirección circulan asuntos que afectan a todos los departamentos. De ella se espera que mantenga el secreto profesional.
Iniciativa para resolver los problemas.
¿Qué perspectivas laborales tienen?
La demanda se mantiene, ya que la figura de la secretaria de dirección resulta imprescindible para casi todas las empresas.
Pero convertirse en la asistente de los jefes también tiene inconvenientes, como la flexibilidad horaria: hay que estar disponible cuando el jefe lo necesite, aunque su jornada laboral haya concluido.
Pero convertirse en la asistente de los jefes también tiene inconvenientes, como la flexibilidad horaria: hay que estar disponible cuando el jefe lo necesite, aunque su jornada laboral haya concluido.
Por todo ello os animo a comenzar este curso con ilusión y a aprovechar todos los medios para procuraros una formación de calidad.
